ホテル業界への転職｜事務職の仕事内容を紹介！

事務職って…何するの？

このような疑問にお答えします。

この記事では、ホテル業界への転職を考えている方に向けて『事務職の仕事内容』をご紹介していきます。後半部分では、「事務職に必要なスキル」を紹介していますので、ぜひ最後までお付き合いくださいね。なお、ホテル業界の職種について詳しく知りたい方は「ホテル業界への転職｜ホテル5部門の仕事内容を紹介！」をご覧ください。

【目次】
ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜そもそも事務職とは？
ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜事務職の仕事内容
ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜必要なスキルとは？
ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜向いている人とは？
ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜転職を考えている方へ

ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜そもそも事務職とは？

事務職とは、企業内部において書類作成や管理、受付、電話対応などの業務全般を担当する職種です。ホテル業界における事務職も同様で、文書管理、データ入力、スケジュール管理、来客応対、電話対応などの日常的な事務業務を担当します。また、ホテルによっては備品の発注や管理、郵便物の発送・仕分けなども担当します。したがって、ホテル業界の事務職は、宿泊施設の運営を支える重要な役割を果たしているといえます。「ホテル運営に不可欠な事務職の役割」や「【ホテルの総合職・事務職】仕事内容ややりがい、必要スキルを見てみよう！おもてなしHRに掲載の求人情報も紹介」でも同様のことを伝えています。

ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜事務職の仕事内容

ホテル業界において事務職は、施設の円滑な運営を裏側から支える重要な役割を担っています。ここでは、縁の下の力持ちとして活躍する事務職の「多岐にわたる業務内容」について詳しく解説します。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介1】書類作成と管理

事務職の仕事内容1つ目は『書類作成と管理』です。ホテル事務職の基本業務として、様々な書類の作成と管理があります。日々の業務報告書や議事録の作成はもちろん、従業員の勤怠管理表や給与計算書類の準備も重要な仕事です。また、納品書や請求書などの経理関連書類の処理、契約書の管理も行います。特に大規模なホテルチェーンでは、本社への各種報告書の作成も求められます。なお、デジタル化が進む現代では、紙媒体だけでなく電子ファイルの管理スキルも求められます。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介2】予約管理

事務職の仕事内容2つ目は『予約管理』です。事務職は予約システムの管理と運用に関わることも多いです。具体的には、フロントデスクやWEB経由で入った予約情報の確認、入力、変更を行い、予約状況の一元管理を担当します。また、団体予約や長期滞在者の特別なリクエストを関連部署に伝達する役割も担います。なお、予約に関するトラブル（ダブルブッキングなど）が発生した際の調整や解決策の提案も行うことがあります。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介3】顧客対応

事務職の仕事内容3つ目は『顧客対応』です。直接的な接客業務が少ないイメージの事務職ですが、実際には様々な顧客対応を行います。具体的には、電話やメールでの問い合わせ対応、クレーム内容の記録と関係部署への報告などが主な業務です。特に団体予約や企業のイベント担当者とのやり取りは事務職が担当することが多いです。また、顧客からのフィードバックや評価の集計・分析を行い、サービス改善につなげる提案も行うことがあります。さらに、宿泊履歴や顧客情報の適切な管理を通じて、プライバシー保護とデータセキュリティを確保する重要な役割も担っています。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介4】データ管理

事務職の仕事内容4つ目は『データ管理』です。事務職は宿泊者数、客室稼働率、平均客単価などの基本データの集計・管理を行います。各部門（レストラン、スパなど）の売上データを統合し、経営分析用の資料を作成することも重要な業務です。また、季節変動や特定イベント時の需要パターンを分析し、将来の戦略立案をサポートします。さらに、顧客アンケート結果の集計・分析を行い、サービス品質の評価指標を作成することもあります。近年はホテル管理システム（PMS）の運用管理も事務職の重要な役割となっています。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介5】備品管理

事務職の仕事内容5つ目は『備品管理』です。事務職は客室やパブリックスペースで使用する備品の在庫管理を行い、発注計画を立案します。また、納品された商品の検品、在庫リストの更新、保管場所の管理も行います。さらに、季節商品や特別イベント用の備品調達計画の作成、備品の劣化状況の確認と交換計画の立案も事務職の役割です。効率的な在庫管理を通じて、コスト削減と無駄の排除に貢献します。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介6】営業サポート

事務職の仕事内容6つ目は『営業サポート』です。ホテル事務職は営業部門の活動を多方面からサポートします。例えば、営業資料・提案書の作成や更新を行い、セールス担当者に最新情報を提供します。また、問い合わせや見積もり依頼への初期対応も担当し、適切な営業担当者への引き継ぎを行います。さらに、法人契約やエージェント契約の管理、更新時期の管理なども重要な業務です。なお、営業活動の結果や市場動向の情報を整理し、営業戦略立案の基礎資料を作成することもあります。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介7】システム管理

事務職の仕事内容7つ目は『システム管理』です。現代ホテル業界では、様々なシステムが業務を支えており、その管理も事務職の重要な役割です。具体的には、予約管理システム（PMS）の日常的な運用管理、ユーザーアカウントの作成・権限設定などを行います。また、システムの不具合発生時には、一次対応としてベンダーへの連絡や社内での情報共有を担当します。さらに、新しいシステムやソフトウェアの導入時には、マニュアル作成やスタッフ研修のサポートも行います。なお、定期的なシステムのバックアップ確認やセキュリティ対策の実施も重要な業務です。複数のシステム間（予約、会計、顧客管理など）のデータ連携状況を確認し、不整合があれば修正します。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介8】人事・労務関連

事務職の仕事内容8つ目は『人事・労務関連』です。事務職は、スタッフの採用から退職まで、人事・労務管理における事務的業務も担当します。具体的には、求人情報の作成・掲載の補助や、応募者の書類管理、面接スケジュールの調整などを行います。また従業員の勤怠管理、シフト表の作成補助、残業時間の集計などの労務管理も行います。さらに、社会保険や雇用保険の手続き、年末調整関連の書類準備なども担当することがあります。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介9】総務業務

事務職の仕事内容9つ目は『総務業務』です。ホテル全体の円滑な運営を支える総務業務も事務職の重要な役割です。郵便物や荷物の受け取り・仕分け・配布、社内文書の配布管理などの基本業務を行います。また、会議室や備品の予約管理、会議の設営準備なども担当します。さらに、社内イベントや社員旅行などの企画・運営補助も行うことがあります。

※事務職の仕事内容について詳しく知りたい方は「事務職の求人情報一覧」や「一般事務・受付・秘書／ホテル・旅館の求人・転職・中途採用情報」、もしくは「ホテル・旅館・宿泊施設、営業事務・一般事務の転職・求人検索結果」や「ホテル事務職の求人」や「ホテル（旅館）・宿泊施設サービスの転職・求人・中途採用情報」をご覧ください。

ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜必要なスキルとは？

事務職には、どのようなスキルが求められるのでしょうか。ここでは「事務職に必要なスキル」をご紹介します。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜スキル1】基本的なパソコンスキル

事務職に必要なスキル1つ目は『基本的なパソコンスキル』です。ホテルの事務職にとって、パソコン操作は必須の基礎能力です。まず、Microsoft OfficeやGoogle Workspaceなどのオフィスソフトの操作に習熟していることが求められます。特に、Excelでの表計算や関数の活用、データ分析の基本スキルは日常業務で頻繁に使用します。また、Wordでの文書作成やPowerPointでのプレゼン資料作成能力も重要です。さらに、ホテル業界特有の予約管理システム（PMS）や顧客管理システム（CRM）の操作スキルも必要になります。これらのシステムを効率的に使いこなし、正確なデータ入力を行う能力が評価されるでしょう。「ホテル業界にはどんな職種がある？代表的な12種の仕事内容やスキルをご紹介！」でも同様のことを伝えています。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜スキル2】事務処理能力

事務職に必要なスキル2つ目は『事務処理能力』です。ホテルの事務職の核となるのが、正確かつ効率的な事務処理スキルです。多種多様な書類やデータを適切に分類・整理・保管するファイリングスキルは、基本的な業務の一つです。また、予約情報や顧客データの入力では、高い正確性とスピードが求められます。さらに、複数の業務を同時並行で進める「マルチタスク能力」も重要です。業務の優先順位を適切に判断し、緊急度に応じたタスク管理ができることが、効率的な業務遂行につながるでしょう。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜スキル3】柔軟な対応力

事務職に必要なスキル3つ目は『柔軟な対応力』です。ホテル業界は予期せぬ状況の変化が多い環境のため、事務職でも柔軟な対応が求められます。事務職では、急な予約変更やキャンセル、特別リクエストなどに対し、冷静かつ迅速に対応する能力が必要です。また、状況に応じて業務の優先順位を素早く見直し、臨機応変に対応できる判断力も重要になります。さらに、繁忙期と閑散期の業務量の変動にも適応できる柔軟性が求められます。さまざまな部署やスタッフからの依頼に対し、バランスよく対応できる調整力も大切なスキルの一つです。「ホテルの事務職で採用されるために必要なこと」でも同様のことを伝えています。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜スキル4】スケジュール管理能力

事務職に必要なスキル4つ目は『スケジュール管理能力』です。ホテル事務職では、自身の業務だけでなく、組織全体のスケジュールを把握し、円滑に調整する能力が求められます。また、月次・四半期・年次で発生する業務サイクルを把握し、計画的に準備を進めることも求められます。さらに、複数の部署や取引先のスケジュールを調整する際には、交渉力や調整力も必要になります。

※事務職の必要なスキルについて詳しく知りたい方は「ホテル事務の仕事内容の求人一覧」や「【ホテル事務】を含む求人・転職情報」、もしくは「一般事務・営業事務/ホテル・観光の転職・求人情報一覧」や「ホテル業界の仕事を紹介しているサイト」や「バックオフィス・事務関連（ホテル）の求人・転職情報」をご覧ください。

ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜向いている人とは？

続きましては、「事務職に向いている人の特徴」をご紹介していきます。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜特徴1】地味な作業が好き

事務職に向いている人の特徴1つ目は『地味な作業が好き』です。ホテルの事務職では、書類処理やデータ入力など、細かく繰り返しの多い業務が発生します。そのため、一見地味に思える作業を丁寧にこなせる人が重宝されます。細部への注意力が高く、小さなミスも見逃さない几帳面な性格の持ち主は、正確な事務処理という基本業務で力を発揮できるでしょう。「ホテルの事務職は何をするの？仕事内容や求められるスキル、採用されやすい人、向いている人をご紹介！」でも同様のことを伝えています。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜特徴2】人を支えることが好き

事務職に向いている人の特徴2つ目は『人を支えることが好き』です。ホテル事務職の本質は、フロントやレストランなど、直接顧客と接するスタッフを後方から支援する役割にあります。したがって、他者の成功や活躍を陰から支えることに喜びを感じられる人は、この職種で大きなやりがいを見出せるでしょう。「ホテルフロントスタッフから事務職へ。これからのキャリアを信じること｜私の転職体験談」でも同様のことを伝えています。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜特徴3】臨機応変に対応できる

事務職に向いている人の特徴3つ目は『臨機応変に対応できる』です。ホテル業界では、予測不可能な事態が頻繁に発生し、計画通りに進まないことも多々あります。そんな中で柔軟に対応し、状況に応じた最適解を素早く見出せる適応力のある人は、事務職として高く評価されるでしょう。

【ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜特徴4】早く正確に仕事ができる

事務職に向いている人の特徴4つ目は『早く正確に仕事ができる』です。ホテルの事務職では、大量の情報処理や複数の業務を並行して行うため、効率性と正確性を兼ね備えた人材が求められます。そのため、素早いタイピングスキルやミスの少ないデータ入力能力を持つ人は、基本業務で高いパフォーマンスを発揮できます。また、複数の依頼が同時に舞い込んでも冷静に優先順位を判断し、効率的に処理できる判断力も重要です。さらに、同じミスを繰り返さず、常に業務の質を向上させようとする向上心を持った人材も重宝されます。「より早く、より正確に」を追求する姿勢がある人は、ホテルの事務職で長く活躍できるでしょう。

ホテル業界へ転職したい方に事務職の仕事内容を紹介｜転職を考えている方へ

事務職への転職を考えている方には、転職エージェントの利用をおすすめします。転職エージェントを活用すると、転職に関するアドバイスだけでなく、「履歴書の作成」や「面接の練習」なども行ってくれます。また転職エージェントには、求人サイトには掲載されていない「非公開求人」が存在するため、競争率が低い「優良企業の求人」を紹介してくれるかもしれません。事務職への転職を成功させるためにも、ぜひ転職エージェントを活用しましょう。なお、当サイトはホテル・旅館業界専門の転職支援サービスです。希望条件に沿った求人情報を提供するだけでなく、丁寧なカウンセリングを通じてあなたの強みや適性を見極め、ぴったりの求人をご紹介しています。ホテル業界への転職を希望する方は、ぜひ「会員登録」からご相談ください。ホテル業界での新たなキャリアに向け、一緒に歩んでいきましょう。